Microsoft 365 ist für viele Unternehmen die zentrale Arbeitsplattform – aber die Vielzahl an Lizenzplänen macht die Wahl schwer. Business Basic, Business Standard, Business Premium: Was ist der Unterschied, und welcher Plan lohnt sich für KMU in Österreich wirklich?
Warum Microsoft 365 für KMU sinnvoll ist
Microsoft 365 (früher Office 365) bietet weit mehr als Word und Excel. Die Plattform vereint Produktivitätssoftware, Cloud-Speicher, E-Mail, Videokonferenzen und Sicherheitsfunktionen in einem Abonnement. Für KMU bedeutet das:
- Immer aktuelle Software – keine einmaligen Lizenzkäufe, automatische Updates
- Ortsunabhängiges Arbeiten – Zugriff auf alle Daten und Programme von jedem Gerät
- Integrierte Sicherheit – besonders relevant im Kontext von NIS2 und DSGVO
- Skalierbarkeit – Lizenzen können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden
- Planbare Kosten – fixer monatlicher Betrag pro Nutzer statt unerwarteter IT-Ausgaben
Die drei wichtigsten Microsoft 365 Business-Pläne im Vergleich
Microsoft 365 Business Basic (~6 €/Nutzer/Monat)
Für wen geeignet: Unternehmen, die hauptsächlich im Browser arbeiten und bereits eigene Office-Lizenzen haben.
Enthält:
- Web- und moblie Versionen von Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint)
- Microsoft Teams (Chat, Video, Meetings)
- Exchange Online (Firmen-E-Mail mit eigener Domain)
- 1 TB OneDrive-Cloudspeicher pro Nutzer
- SharePoint für Teamzusammenarbeit
Nicht enthalten: Desktop-Installationen von Office-Apps (keine installierte Version von Word, Excel etc.)
Microsoft 365 Business Standard (~12,50 €/Nutzer/Monat)
Für wen geeignet: Die meisten KMU – das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams, die vollständige Office-Desktop-Apps benötigen.
Enthält alles aus Basic, plus:
- Vollständige Desktop-Installationen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook (je 5 PCs/Macs + 5 Mobilgeräte)
- Microsoft Bookings (Terminbuchungssystem)
- Webinar-Funktionen in Teams
- Erweiterte Teams-Features
Microsoft 365 Business Premium (~22 €/Nutzer/Monat)
Für wen geeignet: Unternehmen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen, regulierten Branchen oder NIS2-Verpflichtungen.
Enthält alles aus Standard, plus:
- Microsoft Intune – Verwaltung aller Unternehmensgeräte (Mobile Device Management)
- Microsoft Entra ID P1 (Azure AD) – Erweiterte Identitätsverwaltung, Conditional Access
- Microsoft Defender for Business – Endpoint-Schutz für alle Geräte
- Azure Information Protection – Datenverschlüsselung und Schutz sensibler Informationen
- Intune-basierte Geräteverwaltung – Remote-Wipe bei Geräteverlust
Welcher Plan ist der richtige für Ihr KMU?
Als Faustregel gilt:
- Business Basic: Gut für Freelancer und kleine Teams, die viel im Browser arbeiten und bereits Desktop-Office haben
- Business Standard: Die richtige Wahl für die meisten KMU mit 5–300 Mitarbeitenden – vollständige Office-Apps, Teams, E-Mail
- Business Premium: Pflicht für Unternehmen mit Sicherheitsanforderungen (NIS2, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen) oder Remote-/Hybrid-Teams
Häufige Fragen zur Microsoft 365 Einführung in KMU
Was passiert mit bestehenden E-Mails und Daten?
Bei einer Migration zu Microsoft 365 werden alle bestehenden E-Mails, Kontakte und Kalender übertragen. Ein erfahrener IT-Dienstleister plant die Migration so, dass der Betrieb nicht unterbrochen wird.
Kann ich verschiedene Pläne mischen?
Ja. In einem Unternehmen können unterschiedliche Nutzer verschiedene Pläne haben – z.B. Business Standard für die meisten Mitarbeiter und Business Premium nur für die IT-Abteilung oder Führungskräfte.
Ist Microsoft 365 DSGVO-konform?
Microsoft bietet mit dem Data Processing Addendum (DPA) eine DSGVO-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung. Wichtig ist die richtige Konfiguration: Datenspeicherung in europäischen Rechenzentren, korrekte Einstellungen für Datenschutz und Compliance. Hier empfiehlt sich die Begleitung durch einen zertifizierten Microsoft-Partner.
Wie viel kostet die Einführung?
Neben den laufenden Lizenzkosten fallen einmalige Einrichtungskosten an: Tenant-Setup, E-Mail-Migration, Teams-Konfiguration, Schulung der Mitarbeiter. Bei einem KMU mit 10–30 Nutzern ist typischerweise mit einem Einmalaufwand von 2–5 Arbeitstagen zu rechnen.
Microsoft 365 und IT-Sicherheit: Was KMU wissen müssen
Gerade Business Premium bietet Funktionen, die für die NIS2-Compliance relevant sind:
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist in allen Plänen kostenlos aktivierbar – und sollte für jeden Nutzer zwingend aktiviert werden
- Conditional Access (Business Premium) erlaubt es, den Zugriff auf Unternehmensressourcen von unbekannten Geräten zu blockieren
- Microsoft Defender for Business schützt alle Windows-Geräte vor Ransomware, Phishing und anderen Bedrohungen
- Audit-Logs und Compliance-Center ermöglichen die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten
Wichtig: Allein der Kauf von Microsoft 365 macht Ihr Unternehmen nicht sicher. Die richtige Konfiguration ist entscheidend. Viele KMU nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Sicherheitsfunktionen.
Fazit: Investition, die sich rechnet
Microsoft 365 Business Standard ist für die meisten österreichischen KMU die optimale Wahl – eine vollständige Büroumgebung, ortsunabhängiges Arbeiten und professionelle E-Mail-Infrastruktur zu einem fairen Preis.
Wer erhöhte Sicherheitsanforderungen hat oder NIS2-Pflichten erfüllen muss, sollte direkt zu Business Premium greifen. Die Mehrkosten sind im Vergleich zu den Schutzfunktionen und potenziellem Bußgeldrisiko gut investiert.
DATACREW ist zertifizierter Microsoft-Partner und unterstützt KMU in Oberösterreich bei der Auswahl, Einführung und sicheren Konfiguration von Microsoft 365. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch – wir analysieren Ihren Bedarf und empfehlen den passenden Plan.