Fast jeder Betrieb, den wir neu übernehmen, hat irgendeine Form von Microsoft 365 im Einsatz. Oft wurde die Lizenz vor Jahren einmal bestellt, seither ist niemand mehr drübergegangen. Dann zahlt der Lagermitarbeiter für Programme, die er nie öffnet, ehemalige Mitarbeiter haben noch ein aktives Konto, und Freigabelinks aus 2022 funktionieren bis heute. Dieser Beitrag erklärt, wie sich die Pläne unterscheiden und was Sie einrichten müssen, damit Ihr Betrieb Microsoft 365 optimal nutzen kann.
Microsoft 365 für KMU in Österreich: Was in den Business-Plänen steckt
Microsoft bietet für Unternehmen bis 300 Benutzer die Business-Pläne an. Es gibt vier davon: Business Basic, Business Standard, Business Premium und Apps for Business. Die Namen klingen ähnlich, die Unterschiede sind groß.
Business Basic ist die Einstiegsvariante: Exchange Online für die Firmen-E-Mail mit eigener Domain, Teams, OneDrive und SharePoint, dazu Word, Excel und PowerPoint im Browser und am Handy. Installierte Office-Programme am PC sind nicht dabei.
Business Standard enthält alles aus Basic und zusätzlich die Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Damit laufen die meisten Büroarbeitsplätze bei unseren Kunden.
Business Premium baut auf Standard auf und bringt die Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen mit: Microsoft Intune für die Geräteverwaltung, Microsoft Defender for Business als Schutz für die Endgeräte, bedingten Zugriff, mit dem Sie Anmeldungen von unbekannten Geräten oder aus fremden Ländern blockieren, und Information Protection für den Schutz sensibler Dokumente.
Apps for Business ist der Sonderfall: nur die Office-Programme und OneDrive, ohne Exchange und Teams, für Firmen, die ihre E-Mails woanders betreiben.
Preise nennen wir hier bewusst nicht. Microsoft ändert Pläne und Tarife immer wieder; aktuelle Angaben finden Sie direkt bei Microsoft, oder Sie fragen uns.
Welcher Plan zu welchem Arbeitsplatz passt
Die Frage „Welcher Plan für die Firma?“ ist meist falsch gestellt. Besser: Welcher Plan für welchen Arbeitsplatz? Pläne lassen sich innerhalb eines Unternehmens mischen. Ein Lagerarbeiter, der zweimal am Tag ins Postfach schaut, braucht kein installiertes Office. Die Assistenz der Geschäftsführung, die den ganzen Tag in Outlook und Excel arbeitet, braucht Standard. Wer mit einem Notebook unterwegs ist oder Zugriff auf die Buchhaltung hat, sollte Premium bekommen; ein verlorenes Notebook lässt sich sonst nicht aus der Ferne löschen.
Microsoft 365 Best Practices für KMU in Österreich
Ein frisch angelegter Tenant ist so eingestellt, dass alles funktioniert, nicht so, dass alles sicher ist. Diese Punkte gehören in jedem Betrieb eingerichtet, unabhängig vom Plan:
- Mehrfaktor-Authentifizierung für jeden Benutzer, ohne Ausnahme für die Geschäftsführung. Sie ist in allen Plänen enthalten und der wirksamste Schutz gegen gestohlene Passwörter.
- Eigene Administratorkonten, die nicht für die tägliche Arbeit verwendet werden. Der Chef, der mit dem globalen Administrator seine E-Mails liest, ist die gefährlichste Konfiguration, die wir kennen.
- Eine Sicherung der Daten in Exchange, OneDrive und SharePoint. Microsoft betreibt die Plattform, kümmert sich aber nicht um Ihr Backup.
- Ein Ablauf für Ein- und Austritte: Konto anlegen, Lizenz zuweisen, Gruppen setzen. Am letzten Arbeitstag sperren, Postfach weiterleiten, Lizenz freigeben.
- Eine klare Ablagestruktur in SharePoint, bevor die ersten Dateien hochgeladen werden.
- Eine Regel für KI-Werkzeuge: Was dürfen Mitarbeiter in Copilot oder ChatGPT eingeben, was nicht?
Microsoft 365 Governance: Wer darf was, und wer prüft es
Governance klingt nach Konzern, heißt aber nur: Jemand legt fest, wer in Microsoft 365 was darf, und kontrolliert das regelmäßig. Für einen Betrieb mit zwanzig Arbeitsplätzen passt das auf zwei Seiten.
Berechtigungen laufen über Gruppen, nicht über Einzelpersonen. Wer in die Buchhaltung wechselt, kommt in die Gruppe Buchhaltung und sieht damit deren Dateien; der Zugriff aufs alte Team fällt weg. Freigaben nach außen gehören eingeschränkt: Freigabelinks laufen nach einer festgelegten Zeit ab, „Jeder mit dem Link“ ist standardmäßig aus, und wer extern teilt, muss das bewusst tun. Gastzugänge für Steuerberater, Lieferanten oder Projektpartner sind praktisch, aber jemand muss die Liste alle paar Monate durchgehen und beenden, was nicht mehr gebraucht wird.
Aufbewahrung ist die Frage, wie lange E-Mails und Dateien bleiben und ob sie gelöscht werden dürfen. Für Rechnungen und Geschäftsbriefe gelten gesetzliche Fristen; was für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Technisch bilden das Aufbewahrungsrichtlinien ab, die nicht jeder Plan im gleichen Umfang bietet.
Admin-Rollen verteilen Sie sparsam: einen globalen Administrator, den fast niemand benutzt, und für Alltagsaufgaben eingeschränkte Rollen, etwa für das Zurücksetzen von Passwörtern. Und die Lizenzverwaltung gehört einmal im Quartal auf den Tisch: Welche Lizenzen sind zugewiesen, welche Konten sind seit Wochen nicht angemeldet, wo zahlt der Betrieb für ein Konto, das es nicht mehr braucht? Bei unseren Kunden in der IT-Komplettbetreuung machen wir das mit; wer es als Einzelprojekt will, bekommt es auch so. Wie sich der Aufwand kalkuliert, steht im Beitrag Was kostet IT-Betreuung für KMU?.
Microsoft 365, NIS2 und Datenschutz
Business Premium wird gern mit dem Argument verkauft, es sei „NIS2-konform“. So einfach ist es nicht. Das NISG 2026, das am 1. Oktober 2026 in Kraft tritt, verlangt von betroffenen Unternehmen Risikomanagement, Zugriffskontrollen, Mehrfaktor-Authentifizierung, Backup-Konzepte und Meldeprozesse. Die Werkzeuge in Premium helfen dabei, aber die Konformität entsteht durch Konzept, Einrichtung und Dokumentation, also durch die Governance von oben. Ob Ihr Betrieb betroffen ist, klärt der NIS2-Betroffenheitscheck; was technisch zu tun ist, steht unter NIS2 technische Umsetzung.
Zum Datenschutz: Microsoft stellt für Geschäftskunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, und die Daten europäischer Kunden können in Rechenzentren in der EU gespeichert werden. Ob das für Ihre konkreten Daten ausreicht, muss Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Rechtsberatung beurteilen. Wir übernehmen die technische Seite, keine Rechtsberatung.
Copilot und KI in Microsoft 365
Microsoft bietet Copilot als Zusatz zu den Business-Plänen an. Für Zusammenfassungen von Besprechungen oder E-Mail-Entwürfe ist das brauchbar. Sobald es um Ihre eigenen Abläufe geht, etwa Angebote aus der Warenwirtschaft oder das Durchsuchen alter Serviceberichte, stößt ein Standardwerkzeug an Grenzen. Für solche Fälle entwickeln wir eigene KI-Apps, die mit Ihren Daten arbeiten und bei Bedarf in unserer Cloud in Buchkirchen laufen. Mehr dazu unter KI für Unternehmen.
DATACREW betreut seit 2013 Unternehmen in Oberösterreich, von Buchkirchen bei Wels und Marchtrenk aus. Wenn Sie wissen wollen, ob Lizenzen, Freigaben, Gastzugänge und Admin-Rollen in Ihrem Tenant passen, schauen wir ihn uns an und sagen Ihnen, was wir ändern würden. Melden Sie sich bei uns.