KI-Einführung im Unternehmen: Copilot, Claude & ChatGPT

KI-Einführung im Unternehmen: die Technik entscheidet mit

Ein KI-Assistent ist nur so gut wie die Umgebung, in der er arbeitet. Er muss die richtigen Dokumente finden und darf nur sehen, was der Benutzer sehen darf. Vertrauliche Inhalte müssen geschützt bleiben. Dafür ist Ihre IT zuständig, das KI-Tool selbst regelt das nicht.

Als IT-Betreuer von KMU in Oberösterreich kümmern wir uns deshalb um beides: um das Werkzeug und um die Grundlage, auf der es läuft.

Microsoft 365 Copilot einführen

Für Betriebe, die mit Outlook, Teams, Word und Excel arbeiten, ist Microsoft 365 Copilot oft die naheliegende Wahl. Der Assistent sitzt direkt in den gewohnten Programmen und greift auf E-Mails, Besprechungen und Dokumente im eigenen Microsoft-365-Mandanten zu.

Wegen dieses Zugriffs ist die Vorbereitung wichtig. Wir prüfen vorab die Lizenzvoraussetzungen, die Struktur in SharePoint und Teams sowie die Sicherheit der Benutzerkonten. Hintergründe zur Plattform finden Sie in unserem Beitrag Microsoft 365 für KMU in Österreich.

Berechtigungskonzept vor Copilot

Copilot umgeht keine Berechtigungen, er nutzt sie aber vollständig aus. Was ein Mitarbeiter öffnen darf, kann auch sein Assistent lesen, zusammenfassen und in Antworten einbauen. In gewachsenen Umgebungen ist das heikel:

• Teams und SharePoint-Seiten, die „für alle im Unternehmen“ freigegeben wurden
• alte Freigabelinks, die nie abgelaufen sind
• Ordner mit Personal- oder Finanzdaten ohne eingeschränkten Zugriff
• Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, die noch aktiv sind

Wir gehen diese Punkte der Reihe nach durch, bereinigen Freigaben und legen ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept fest. Das ist auch ohne KI ein Sicherheitsgewinn und deckt sich mit Anforderungen, die bei der technischen Umsetzung von NIS2 ohnehin anstehen.

Claude und ChatGPT im Unternehmen

Claude von Anthropic und ChatGPT von OpenAI sind eigenständige Assistenten, die unabhängig von der Office-Umgebung arbeiten. Viele Anwender schätzen sie für anspruchsvolle Texte, Analysen und längere Dokumente. Für Unternehmen haben beide Hersteller eigene Geschäftskunden-Tarife, etwa Team- und Enterprise-Pläne, mit zentraler Benutzerverwaltung und erweiterten Datenschutzoptionen.

Wir helfen bei der Auswahl des Tarifs, richten Benutzer und Anmeldung ein und legen gemeinsame Arbeitsbereiche an. Danach braucht im Betrieb niemand mehr ein privates Konto. Welcher Tarif welche Funktionen enthält, ändert sich laufend; wir prüfen den aktuellen Stand zum Zeitpunkt Ihrer Entscheidung.

Datenschutzkonforme KI: worauf es ankommt

Ob eine KI-Nutzung datenschutzkonform ist, hängt an den Rahmenbedingungen und weniger am Produktnamen. Aus technischer Sicht achten wir auf folgende Punkte:

• Gibt es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter?
• Ist eingestellt beziehungsweise vertraglich geregelt, dass Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden?
• Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
• Sind die Konten zentral verwaltet und mit Mehrfaktor-Anmeldung geschützt?
• Wissen die Mitarbeiter, welche Daten sie eingeben dürfen?

Den letzten Punkt decken unsere KI-Schulungen samt KI-Richtlinie ab. Die rechtliche Bewertung einer konkreten Verarbeitung können wir nicht übernehmen. Wir liefern Ihrem Datenschutzbeauftragten dafür die technischen Informationen.

Lokale KI-Modelle für sensible Daten

Manche Daten sollen das Haus grundsätzlich nicht verlassen. Für diese Fälle richten wir lokale KI-Systeme ein: Sprachmodelle, die auf eigener Hardware in Ihrem Unternehmen laufen. Anfragen und Dokumente bleiben im eigenen Netzwerk.

Das hat seinen Preis: Es braucht geeignete Hardware, laufende Wartung, und die Ergebnisqualität liegt je nach Aufgabe unter jener der großen Cloud-Modelle. Für klar umrissene Aufgaben, etwa die Suche in internen Dokumenten, kann eine lokale Lösung trotzdem die richtige sein. Planung und Betrieb der nötigen IT-Infrastruktur übernehmen wir.

Vom Piloten zum Betrieb

Wir empfehlen, klein anzufangen: eine Pilotgruppe, klar definierte Aufgaben, ein fixer Zeitraum. Danach wissen Sie, was das Werkzeug in Ihrem Betrieb leistet, und entscheiden auf dieser Basis über weitere Lizenzen.

Manchmal zeigt der Pilot auch, dass ein fertiger Assistent für eine Aufgabe nicht reicht. Dann entwickeln wir mit Ihren Mitarbeitern eine eigene KI-App, die auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist. Die Infrastruktur dafür stellen wir, in der DATACREW Cloud in Buchkirchen oder auf Systemen bei Ihnen im Haus. Wer später wiederkehrende Abläufe ganz abgeben möchte, findet den nächsten Schritt unter KI-Agenten und Automatisierung.

Sie planen eine KI-Einführung im Raum Wels, Linz oder anderswo in Oberösterreich? Sprechen Sie mit uns, bevor Sie Lizenzen bestellen.