KI-Agenten und KI-Automatisierung für KMU

KI-Agenten und KI-Automatisierung: vom Assistenten zum Mitarbeiter im Hintergrund

Ein Chat-Assistent hilft dem einzelnen Mitarbeiter, wenn dieser ihn fragt. Ein KI-Agent arbeitet einen ganzen Ablauf ab: Er erkennt, dass eine Anfrage eingegangen ist, liest sie, holt sich die nötigen Informationen, bereitet das Ergebnis vor und legt es zur Freigabe bereit.

Damit wird Prozessautomatisierung auch für KMU interessant, bei denen klassische Automatisierung bisher scheiterte, weil die Eingangsdaten zu uneinheitlich waren. E-Mails, PDFs und frei formulierte Texte kann ein Sprachmodell verarbeiten, ohne dass jede Variante vorher programmiert werden muss.

Beispiele aus dem KMU-Alltag

Einen Agenten entwickeln wir gemeinsam mit den Mitarbeitern, die den Ablauf jeden Tag machen. Er arbeitet mit Ihren Dokumenten, Daten und Systemen und bildet Ihren Ablauf ab. Im Grunde ist das eine eigene KI-App für Ihren Betrieb.

Ein Beispiel ist die Angebotsanfrage. Der Agent zieht die Eckdaten aus der Anfrage, ergänzt sie aus vorhandenen Unterlagen und legt einen Angebotsentwurf an, den der Verkauf fertigstellt. Ähnlich geht es bei Lieferscheinen, Bestellungen oder Formularen: Die relevanten Felder werden erkannt und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt. Ein anderer Fall ist der interne Wissensassistent. Er beantwortet Fragen von Mitarbeitern auf Basis der eigenen Handbücher und Anleitungen und nennt dabei die Quelle.

Das sind Beispiele für das, was technisch möglich ist. Was sich in Ihrem Betrieb lohnt, klären wir vorab, am besten in einer KI-Beratung mit Use-Case-Workshop.

Anbindung an Ihre eigenen Systeme

Ein Agent ist nur nützlich, wenn er an die Daten herankommt, die er braucht: Postfach, Dateiablage, Microsoft 365, Warenwirtschaft, CRM oder Ticketsystem. Die Anbindung erfolgt über vorhandene Schnittstellen oder über geregelte Im- und Exporte.

Hier hilft es, wenn wir Ihre Umgebung aus der laufenden Betreuung kennen. Dann wissen wir, welche Systeme im Einsatz sind, wie sie abgesichert sind und wo Schnittstellen bestehen. Für jeden Agenten richten wir ein eigenes Dienstkonto mit möglichst geringen Rechten ein. Ein Agent, der Anfragen vorsortiert, braucht keinen Schreibzugriff auf die Buchhaltung.

Die Infrastruktur, auf der der Agent läuft, stellen wir: in der DATACREW Cloud an unserem Standort in Buchkirchen oder auf Systemen bei Ihnen im Haus. Wenn Daten das Unternehmen nicht verlassen sollen, lässt sich eine Automatisierung auch mit lokal betriebenen Modellen umsetzen. Die Möglichkeiten und Grenzen beschreiben wir unter KI-Einführung im Unternehmen.

Human-in-the-loop: der Mensch entscheidet

Sprachmodelle machen Fehler, und sie machen sie mit großer Selbstsicherheit. Deshalb planen wir von Beginn an ein, wo ein Mensch prüft und freigibt. Als Faustregel gilt:

• Lesen, Sortieren, Zusammenfassen und Entwerfen darf der Agent selbstständig.
• Alles, was nach außen geht, Geld bewegt, Daten löscht oder rechtlich relevant ist, braucht eine Freigabe.
• Ist sich der Agent unsicher oder passt ein Fall nicht ins Muster, gibt er an einen Menschen ab und rät nicht.

Mit wachsender Erfahrung lassen sich einzelne Freigaben lockern. Die Entscheidung darüber treffen Sie, nicht die Software.

Protokollierung: jeder Lauf bleibt nachvollziehbar

Jeder Durchlauf wird protokolliert: Auslöser, verwendete Daten, ausgeführte Schritte, Ergebnis und Freigabe. So lässt sich später klären, warum ein Agent etwas getan hat, und Sie erkennen, wo Anweisungen nachgeschärft werden müssen.

Protokolle sind auch ein Sicherheitsthema. Automatisierte Zugriffe auf Unternehmensdaten gehören überwacht wie jeder andere Zugang. Für Betriebe, die unter die NIS2-Richtlinie fallen oder deren Kunden Nachweise verlangen, ist das besonders wichtig. Grundlage bleibt ein sauber abgesichertes Netzwerk, siehe Network Security und Firewall.

Klein beginnen, dann ausbauen

Wir empfehlen, mit einem einzigen, klar abgegrenzten Prozess zu starten und den Agenten anfangs parallel zum bisherigen Ablauf laufen zu lassen. So sehen Sie an echten Fällen, wie zuverlässig er arbeitet, bevor Sie sich darauf verlassen.

Betrieb, Überwachung und Anpassungen übernehmen wir auf Wunsch im Rahmen der IT-Komplettbetreuung. Wenn Sie in Oberösterreich, im Raum Wels oder Linz, einen Ablauf haben, der regelmäßig Stunden kostet: Beschreiben Sie ihn uns, wir sagen Ihnen, ob sich ein KI-Agent dafür eignet.